Como a Rede Vitrine saiu de 180 licenças pagas para 400+ pessoas com acesso a dados, reduzindo 73% do custo

Por Tamires Cavani,  21/08/2026

O problema não era o BI. Era o modelo de cobrança.

A Rede Vitrine (nome fictício para este case) é uma varejista com 45 lojas físicas,  um centro de distribuição e cerca de 700 colaboradores. Como muitas empresas que investem em dados,  ela fez o caminho natural: começou com alguns relatórios no Power BI,  viu o valor,  e foi expandindo.

Três anos depois,  a equipe de BI comemorava a adoção ,  e sofria com a fatura.

Eram 180 licenças Power BI Pro ativas,  distribuídas entre gerentes regionais,  supervisores de loja,  financeiro,  operações e diretoria. A um custo de referência de R$ 80/usuário/mês,  isso significava:

R$ 14.400/mês só em licenciamento individual ,  R$ 172.800/ano.

E o pior: apenas 9 pessoas na empresa efetivamente criavam relatórios. As outras 171 só precisavam abrir um dashboard,  olhar um número e tomar uma decisão. Mesmo assim,  pagavam a mesma licença de quem construía os modelos.

Ao mesmo tempo,  existia uma lista de espera: mais de 220 colaboradores de loja ,  supervisores de turno,  líderes de operação,  equipe de estoque ,  que a empresa queria que tivessem acesso aos indicadores,  mas não tinha orçamento para licenciar.

O resultado era um paradoxo comum: o BI tinha sucesso demais para o modelo de custo que sustentava ele.

O diagnóstico: quem realmente precisa de uma licença individual?

Antes de qualquer mudança de arquitetura,  a equipe de dados da Vitrine fez um mapeamento simples,  separando os usuários em dois grupos:

• Produtores de conteúdo ,  quem cria e publica relatórios,  modela dados,  define regras de negócio. Nesse grupo: 9 pessoas.
• Consumidores de conteúdo ,  quem só visualiza,  filtra e interage com dashboards prontos. Nesse grupo: 171 usuários ativos,  e uma demanda represada de mais de 220.

Esse segundo grupo era o problema ,  e,  ao mesmo tempo,  a oportunidade. Consumidores não precisam de uma licença Pro individual se a distribuição dos relatórios for feita por uma capacidade compartilhada,  devidamente dimensionada.

A mudança de arquitetura

A Vitrine migrou de um modelo baseado exclusivamente em licenças por usuário para uma arquitetura combinando:

• Microsoft Fabric como capacidade de processamento compartilhada,  dimensionada por carga (não por número de usuários);
• Um portal próprio de acesso,  unificando catálogo de relatórios,  SSO com o AD corporativo,  controle de acesso por loja/regional e favoritos ,  para que o usuário de loja não precisasse entender o que é workspace ou dataset,  apenas abrir o portal e ver seus indicadores.

As 9 licenças dos produtores de conteúdo foram mantidas ,  eles continuam precisando de licença Pro para publicar e gerenciar modelos. O que mudou foi tudo o que estava depois disso.

Os números

A capacidade Fabric contratada (referência F4,  redimensionada após o piloto) somada aos custos do portal ficou em torno de R$ 4.760/mês abaixo até da estimativa inicial,  porque o padrão de uso real (muitas consultas simples e simultâneas,  poucos modelos pesados) exigia menos capacidade do que o time havia projetado.

Mas o número que mais importou internamente não foi a economia. Foi este:

O acesso a dados mais que dobrou (de 180 para 412 pessoas) com um custo 73% menor do que o modelo anterior.

Ou seja: a Vitrine não trocou economia por alcance. Conseguiu as duas coisas ao mesmo tempo ,  porque,  na arquitetura por capacidade,  adicionar o usuário de número 300 tem custo marginal próximo de zero,  enquanto no modelo por licença ele custaria R$ 80/mês como qualquer outro.

O que mudou para além da planilha de custos

• Supervisores de loja passaram a acompanhar ruptura de estoque e vendas do dia sem depender de um relatório enviado por e-mail pelo regional.
• O financeiro ganhou visibilidade em tempo real por unidade,  algo que antes só existia de forma consolidada,  porque licenciar um dashboard por loja era inviável.
• A área de operações eliminou boa parte dos relatórios manuais em planilha,  já que o portal se tornou a fonte única de indicadores para times que antes nem tinham acesso ao Power BI.
• A diretoria passou a tratar o BI internamente como "a plataforma",  e não mais como "aquele conjunto de dashboards do financeiro".

Segundo a diretora fictícia de Dados da Vitrine no case,  "a maior mudança não foi técnica,  foi cultural: quando o custo de dar acesso a mais uma pessoa deixa de ser uma decisão de orçamento,  o BI para de ser um recurso escasso e vira parte do dia a dia de qualquer área."

O que a Vitrine faria diferente (lições do case)

Nem tudo foi imediato. Alguns pontos vieram do aprendizado ao longo do processo:

• Dimensionar por carga,  não por contagem de usuários. A primeira estimativa de capacidade foi superdimensionada porque partiu do número de usuários,  não do comportamento real (consultas simultâneas,  complexidade dos modelos).
• Nem todo relatório antigo devia ser migrado como estava. Modelos mal otimizados,  herdados de anos de "ir empilhando",  consumiam capacidade de forma desproporcional. Uma revisão de performance antes da migração teria evitado ajustes de capacidade no meio do caminho.
• Governança precisa nascer junto com o portal,  não depois. Definir controle de acesso por loja/regional desde o início evitou retrabalho de segurança mais adiante.

Esse modelo faz sentido para qualquer empresa?

Não. E esse é um ponto importante mesmo em um case de sucesso: a arquitetura por capacidade tende a compensar quando existe muita gente consumindo e pouca gente produzindo conteúdo ,  exatamente o perfil da Vitrine,  com 9 produtores para centenas de consumidores.

Empresas com poucos usuários,  ou com um número grande de pessoas criando e editando relatórios (não só consumindo),  podem continuar mais bem atendidas pelo modelo tradicional de licenciamento por usuário.

A pergunta certa não é "licença ou capacidade é mais barato". É: qual é a proporção entre quem cria e quem consome dados na minha empresa ,  e quanto isso está custando hoje para manter as pessoas certas de fora do acesso?

Este é um case real com dados fictícios e ilustrativo,  construído para demonstrar de forma prática como a mudança de licenciamento por usuário para capacidade compartilhada pode impactar custo e alcance simultaneamente. Os números refletem uma simulação,  não uma cotação ,  o resultado real depende de SKU,  região,  padrão de consumo,  contrato Microsoft e arquitetura implementada.