Seu BI cresceu. Sua conta de licenças também.

Por Tamires Cavani 07/08/2026

Durante anos, muitas empresas cresceram em BI seguindo uma lógica simples: quanto mais pessoas precisam consumir os dashboards, mais licenças precisam ser adquiridas.

Esse modelo funciona bem em determinados cenários. Mas, quando uma organização possui centenas ou milhares de usuários que apenas consomem informações, a conta pode crescer rapidamente.

É nesse contexto que entram o Microsoft Fabric, o Power BI Embedded e uma camada de experiência como o Portal DriveData.

A proposta não é simplesmente “eliminar licenças”. É mudar a arquitetura de distribuição do BI: em vez de concentrar o custo no número de consumidores, utilizar uma capacidade computacional compartilhada, devidamente dimensionada e governada.

A mudança de lógica: de licença por usuário para capacidade

Imagine uma empresa com 200 pessoas que precisam apenas visualizar indicadores comerciais, financeiros, operacionais ou logísticos.

No modelo tradicional, o custo tende a acompanhar o número de usuários licenciados.

Em uma arquitetura baseada em capacidade, a lógica muda:

 Isso não significa que o custo desaparece. Significa que ele passa a estar concentrado principalmente na infraestrutura de processamento e distribuição, enquanto as licenças continuam necessárias para autores, administradores e determinados cenários de uso.

E é justamente essa mudança que pode gerar uma economia relevante em ambientes com muitos consumidores e poucos produtores de conteúdo.

Onde entra o Power BI Embedded?

O Power BI Embedded permite incorporar análises do Power BI dentro de uma aplicação ou portal próprio.

Em um cenário app owns data, por exemplo, o usuário acessa a aplicação e visualiza os conteúdos disponibilizados pela própria aplicação, sem necessariamente precisar possuir uma licença individual do Power BI.

Esse modelo é especialmente interessante para empresas que querem criar uma experiência própria de analytics — inclusive para clientes, parceiros, fornecedores, franquias ou grandes populações de usuários internos.

Mas existe um ponto importante:

colocar um relatório dentro de um portal não elimina automaticamente as licenças.

A arquitetura de autenticação, o tipo de embedding, a capacidade utilizada e o perfil do usuário determinam as regras de licenciamento aplicáveis.

Por isso, a decisão precisa ser arquitetural, e não apenas comercial.

E onde entra o Portal DriveData?

É aqui que o conceito deixa de ser apenas infraestrutura e passa a ser experiência de negócio.

O Portal DriveData funciona como uma camada entre a capacidade Microsoft e o usuário final, criando uma experiência própria para consumo dos dados.

Em vez de o usuário precisar navegar por diferentes workspaces, links ou ambientes do Power BI, a organização pode disponibilizar um portal centralizado, personalizado e governado, com recursos como:

• • Catálogo de relatórios;
  • Busca e favoritos;
  • Identidade e SSO;
  • Controle de acesso;
  • Organização por áreas, departamentos ou clientes;
  • Experiência responsiva;
  • Monitoramento de utilização;
  • Governança e auditoria.

Na prática, isso transforma o BI em algo mais próximo de um produto digital corporativo.

O usuário não precisa necessariamente pensar em “Power BI”, “workspace” ou “dataset”.

Ele simplesmente entra no portal e acessa a informação que precisa para tomar uma decisão.

Quanto uma empresa pode economizar?

Aqui está uma das partes mais interessantes.

Na simulação apresentada pela DriveData, um cenário com 200 usuários consumidores, considerando uma referência de R$ 80 por usuário/mês, chegaria a aproximadamente:

R$ 16.000/mês em licenciamento individual.

Na mesma simulação, uma capacidade Fabric F8 estimada em R$ 4.080/mês resultaria em uma economia nominal de aproximadamente:

R$ 11.920 por mês

74,5% de redução

E o ponto de equilíbrio matemático ficaria próximo de 51 usuários.

Mas atenção: esse número é uma simulação, não uma cotação.

O resultado real depende do SKU, região, consumo, concorrência, contrato Microsoft, arquitetura, operação e dos custos associados ao portal.

Por isso, antes de tomar uma decisão, o ideal é comparar o TCO — Total Cost of Ownership dos dois cenários.

O número de usuários não é o único fator

Um erro comum é pensar:

“Tenho 500 usuários, então preciso de uma determinada capacidade.”

Não necessariamente.

O dimensionamento depende muito mais do comportamento desses usuários.

É preciso avaliar:

• • Quantos usuários estarão simultaneamente no portal?
  • Quantas consultas serão realizadas?
  • Qual o tamanho dos modelos semânticos?
  • Qual a complexidade dos relatórios?
  • Com que frequência os dados serão atualizados?
  • Existem horários de pico?
  • Existem processos críticos funcionando 24×7?

Cem usuários fazendo consultas simples podem consumir menos capacidade do que vinte usuários trabalhando simultaneamente com modelos complexos.

Por isso, capacidade precisa ser dimensionada por carga, não apenas por quantidade de usuários.

Economia não é apenas reduzir licenças

Essa talvez seja a principal diferença entre simplesmente contratar uma capacidade e construir uma arquitetura de BI eficiente.

Uma estratégia bem desenhada precisa considerar quatro pilares:

1. Arquitetura

 Escolher corretamente entre Power BI, Fabric, Embedded e os diferentes modelos de incorporação.

2. Performance

 Otimizar modelos, consultas, refreshes e relatórios.

3. Governança

 Controlar identidades, permissões, segurança, RLS e auditoria.

4. Economia

 Monitorar utilização e ajustar a capacidade de acordo com a demanda real.

A própria Microsoft recomenda acompanhar métricas de capacidade, carga, concorrência, memória, CPU e duração das consultas para tomar decisões de dimensionamento.

Ou seja:

não basta comprar menos licenças. É preciso construir uma arquitetura que utilize melhor o investimento em dados.

Será que o modelo faz sentido para sua empresa?

A arquitetura tende a ser especialmente interessante quando existe:

• • Muitos usuários consumidores;
  • Poucos autores de relatórios;
  • Necessidade de uma experiência personalizada;
  • Distribuição de BI para clientes, parceiros ou diferentes unidades;
  • Necessidade de governança centralizada;
  • Interesse em transformar o BI em uma aplicação corporativa.

Por outro lado, para empresas com poucos usuários, pouco consumo ou grande quantidade de pessoas criando e editando conteúdo, o modelo tradicional pode continuar sendo mais simples e econômico.

Por isso, não existe uma SKU ou arquitetura universalmente mais barata.

Existe a arquitetura mais adequada para cada cenário.

E quanto sua empresa poderia economizar?

É exatamente para responder essa pergunta que a DriveData disponibiliza um simulador de economia.

Você pode comparar o cenário atual de licenciamento com uma arquitetura baseada em capacidade e entender, de forma estimada, onde está o ponto de equilíbrio e qual pode ser o potencial de economia.

👉 Acesse o Simulador de Economia da DriveData

Do Power BI ao Analytics como produto

O grande potencial do Fabric + Embedded vai além da redução de custos.

É a possibilidade de transformar o BI em uma experiência digital própria da empresa.

Com o Portal DriveData, a organização pode centralizar seus ativos analíticos, controlar o acesso, acompanhar a adoção e entregar uma experiência personalizada sobre a infraestrutura Microsoft.

Na prática, estamos falando de sair de:

“Tenho vários dashboards no Power BI.”

para:

“Tenho uma plataforma corporativa de dados para tomada de decisão.”

E essa mudança pode representar não apenas uma oportunidade de redução de TCO, mas também de aumento de adoção, governança e valor gerado pelo investimento em dados.

Quer avaliar esse cenário na sua empresa?

A DriveData atua na arquitetura, implementação e evolução de soluções de Power BI, Microsoft Fabric, Data Engineering, AI, automação e Analytics, ajudando empresas a transformar dados em produtos e experiências digitais.

Se sua organização possui muitos consumidores de BI, vale mais do que comparar apenas o preço de uma licença.

Vale calcular a arquitetura inteira.

E, principalmente, entender quanto custa continuar fazendo do jeito atual.